EST: TÖÖLE KANDIDEERIJA ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE TEADE
1. TEATE EESMÄRK
Käesolevas teates selgitatakse, kuidas Windak OÜ („meie“ või „ettevõte") töötleb teie isikuandmeid, kui te kandideerite tööle meie organisatsiooni. Me oleme pühendunud teie privaatsuse kaitsmisele ja teie isikuandmete töötlemisele vastavalt isikuandmete kaitse üldmäärusele (GDPR) ja Eesti isikuandmete kaitse seadusele.
2. VASTUTAV TÖÖTLEJA
Teie isikuandmete töötlemise eest vastutav andmetöötleja on: Windak OÜ, registrikood: 11025871, aadress: Treiali tee 3, 75312 Tallinn, Harju maakond, Eesti, e-post: info@windakgroup.com.
Kui teil on küsimusi selle kohta, kuidas me teie isikuandmeid töötleme, või soovite kasutada oma õigusi, võtke meiega ühendust.
3. TÖÖDELDAVAD ISIKUANDMED
Me võime koguda ja töödelda teie järgmisi isikuandmeid:
3.1. Teie poolt meile esitatud teave:
• Täisnimi
• Kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber, postiaadress)
• Sünniaeg
• Elulookirjeldus (CV) ja töökäik
• Haridustase ja kutsekvalifikatsioonid
• Kaaskiri ja vastused töökuulutuses toodud küsimustele
• Soovitused ja soovitajate kontaktandmed
• Tööle lubatavusega seonduvad dokumendid
• Palgaootused
• Muu teave, mille te otsustate meile anda
3.2. Teave, mida me võime saada värbamisprotsessi käigus:
• Intervjuu märkmed, salvestused ja hinnangud
• Testide või proovitööde tulemused
• Taustakontrolli tulemused (teie nõusolekul, kui see on seadusega ette nähtud)
• Eelmistelt tööandjatelt saadud soovitused
• Teie ja meie vaheline suhtlus
4. TÖÖTLEMISE ÕIGUSLIK ALUS
Me töötleme teie isikuandmeid järgmistel õiguslikel alustel:
• Lepingu täitmine (lepingueelsed meetmed): töötlemine, mis on vajalik teie taotlusel enne töölepingu sõlmimist (GDPR artikkel 6(1)(b))
• Õigustatud huvid: meie õigustatud huvi sobivate kandidaatide värbamisel ja värbamisprotsessi tõhusal haldamisel (GDPR artikkel 6(1)(f))
• Õiguslik kohustus: tööõiguse, maksuseaduste ja muude Eestis kehtivate õiguslike nõuete täitmine (GDPR artikkel 6(1)(c))
• Nõusolek: kui olete andnud selgesõnalise nõusoleku konkreetsete töötlemistoimingute jaoks, näiteks teie taotluse säilitamine tulevaste vabade töökohtade jaoks (GDPR artikkel 6(1)(a))
5. KUIDAS ME TEIE ISIKUANDMEID KASUTAME
Me kasutame teie isikuandmeid järgmistel eesmärkidel:
• Teie sobivuse hindamiseks ametikohale, millele olete kandideerinud
• Teiega suhtlemiseks seoses teie taotluse ja värbamisprotsessiga
• Teie kvalifikatsiooni, töökogemuse ja soovituste kontrollimiseks
• Vajaduse ja seaduslikkuse korral taustakontrolli läbiviimiseks
• Õiguslike ja regulatiivsete nõuete täitmiseks
• Meie värbamisprotsesside dokumentide säilitamiseks
• Pakkumise ja/või töölepingu ettevalmistamiseks
• Teie sobivuse hindamiseks muudele sobivatele ametikohtadele (teie nõusolekul)
• Õigusnõuete vastu kaitsmiseks
• Meie värbamisprotsesside parandamiseks
6. ANDMETE JAGAMINE JA VASTUVÕTJAD
Me võime jagada teie isikuandmeid järgmiste vastuvõtjate kategooriatega:
• Sisemine personal: värbamisjuhid, personalitöötajad ja teised värbamisprotsessis osalevad töötajad
• Välised teenusepakkujad: IT-teenusepakkujad, värbamisagentuurid, taustakontrolli pakkujad ja muud kolmandad teenusepakkujad, kes abistavad meid värbamisprotsessis
• Professionaalsed nõustajad: juristid, raamatupidajad ja muud professionaalsed nõustajad
• Riigiasutused: kui see on seadusega nõutud, sealhulgas Maksu- ja Tolliamet ja muud järelevalveasutused
Kõik kolmandate osapoolte teenusepakkujad on kohustatud rakendama asjakohaseid turvameetmeid ja töötlema teie isikuandmeid ainult meie juhiste kohaselt ja kooskõlas kehtivate andmekaitsealaste õigusaktidega.
7. RAHVUSVAHELINE ANDMETE EDASTAMINE
Teie isikuandmeid töödeldakse ja säilitatakse üksnes Euroopa Majanduspiirkonnas (EMP). Kui tulevikus peaks tekkima vajadus edastada teie isikuandmeid väljaspool EMP-d, tagame, et vastavalt GDPR-i nõuetele on kasutusel asjakohased kaitsemeetmed, näiteks:
• Euroopa Komisjoni heakskiidetud standardlepingutingimuste kasutamine
• Edastamine riikidesse, mille suhtes Euroopa Komisjon on teinud piisavuse otsuse
• Muude õigusaktidele vastavate edastamismehhanismide kasutamine
Me ei edasta teie isikuandmeid väljaspool EMP-d, ilma et oleksime taganud piisava kaitse.
8. ANDMETE SÄILITAMINE
Säilitame teie isikuandmeid järgmiste ajavahemike jooksul:
• Edukad kandidaadid: teie taotluse andmeid säilitatakse vastavalt meie töötajate andmete töötlemise põhimõtetele
• Ülejäänud kandidaadid: säilitame teie taotlusega seonduvaid andmeid 12 kuud alates värbamisprotsessi lõppemisest, välja arvatud juhul, kui olete andnud nõusoleku oma andmete säilitamiseks pikemaks ajaks, et võtta teiega ühendust mõne tulevase konkursi raames
• Õiguslikud nõuded: kui seadus seda nõuab, võime teatud andmeid säilitada kauem (nt õigusnõuete kaitsmiseks)
Pärast säilitamisaja lõppu kustutame teie isikuandmed turvaliselt või muudame need anonüümseks.
9. TEIE ÕIGUSED
Andmekaitsealaste õigusaktide kohaselt on teil järgmised õigused:
• Juurdepääsuõigus: võite taotleda koopiat isikuandmetest, mida me teie kohta hoiame
• Parandamise õigus: võite paluda meil parandada ebatäpseid või puudulikke isikuandmeid
• Kustutamise õigus: teatud asjaoludel võite taotleda oma isikuandmete kustutamist
• Töötlemise piiramise õigus: teatud asjaoludel võite paluda meil töötlemist piirata
• Andmete ülekantavuse õigus: võite taotleda oma isikuandmete saamist struktureeritud, üldkasutatavas vormingus
• Õigus esitada vastuväiteid: võite esitada vastuväiteid õigustatud huvidel põhinevale töötlemisele
• Õigus nõusoleku tagasivõtmiseks: kui töötlemine põhineb nõusolekul, võite selle igal ajal tagasi võtta
Võite oma tööle kandideerimise avalduse igal ajal tagasi võtta. Kui võtate oma avalduse tagasi, lõpetame teie isikuandmete töötlemise värbamise eesmärgil, kuid võime neid säilitada ajavahemiku jooksul, mis on vajalik õiguslike kohustuste täitmiseks või õiguslike nõuete vastu kaitsmiseks.
Kõigi nende õiguste kasutamiseks võtke meiega ühendust aadressil info@windakgroup.com. Võite ka esitada kaebuse Andmekaitse Inspektsioonile (aadress: Tatari 39, 10134 Tallinn, Eesti; telefon: +372 627 4135; e-post: info@aki.ee; veebisait: www.aki.ee).
10. ANDMETE TURVALISUS
Rakendame asjakohaseid tehnilisi ja organisatsioonilisi turvameetmeid, et kaitsta teie isikuandmeid volitamata juurdepääsu, muutmise, avalikustamise või hävitamise eest. Need meetmed hõlmavad järgmist:
• Turvalised IT-süsteemid ja võrgud
• Juurdepääsu kontrollimine ja autentimine
• Tundlike andmete krüpteerimine
• Regulaarne turvalisuse hindamine
• Töötajate koolitamine andmekaitse alal
11. TEATE MUUTMINE
Me võime käesolevat teadet aeg-ajalt ajakohastada, et kajastada muudatusi meie töötlemistegevuses või õiguslikes nõuetes. Kehtiv versioon tehakse kättesaadavaks kõigile kandidaatidele.
12. KINNITUS
Oma taotluse esitamisega kinnitate, et olete käesoleva teate läbi lugenud ja seda mõistnud ning nõustute oma isikuandmete töötlemisega käesolevas teates kirjeldatud viisil värbamisprotsessi eesmärgil.
EN: PERSONAL DATA PROCESSING NOTICE FOR JOB APPLICANTS IN ESTONIA
1. PURPOSE OF THIS NOTICE
This notice explains how Windak OÜ ("we", "us", "our", or "the Company") processes your personal data when you apply for a position with our organisation. We are committed to protecting your privacy and handling your personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and the Estonian Personal Data Protection Act.
2. DATA CONTROLLER
The data controller responsible for processing your personal data is: Windak OÜ, registry code: 11025871, address: Treiali tee 3, 75312 Tallinn, Harju county, Estonia, email: info@windakgroup.com.
If you have any questions about how we process your personal data or wish to exercise your rights, please contact us.
3. PERSONAL DATA WE COLLECT
We may collect and process the following categories of personal data about you:
3.1. Information you provide to us:
• Full name
• Contact details (email address, telephone number, postal address)
• Date of birth
• Curriculum vitae (CV) and employment history
• Educational qualifications and professional certifications
• Cover letter and responses to questions listed in the job advertisement
• References and contact details of the referees
• Right to work documentation
• Salary expectations
• Any other information you choose to provide
3.2. Information we may obtain during the recruitment process:
• Interview notes, recordings and assessments
• Test results and work samples
• Background check results (upon your consent, if prescribed by law)
• References obtained from previous employers
• Communication records between you and us
4. LEGAL BASIS FOR PROCESSING
We process your personal data on the following legal bases:
• Performance of a contract (pre-contractual measures): Processing necessary to take steps at your request prior to entering into an employment contract (GDPR Article 6(1)(b))
• Legitimate interests: Our legitimate interest in recruiting suitable candidates and managing our recruitment process efficiently (GDPR Article 6(1)(f))
• Legal obligation: Compliance with employment law, tax law, and other legal requirements in Estonia (GDPR Article 6(1)(c))
• Consent: Where you have provided explicit consent for specific processing activities, such as retaining your application for future vacancies (GDPR Article 6(1)(a))
5. HOW WE USE YOUR PERSONAL DATA
We use your personal data for the following purposes:
• To assess your suitability for the position you have applied for
• To communicate with you about your application and the recruitment process
• To verify your qualifications, employment history, and references
• To conduct background checks where appropriate and lawful
• To comply with legal and regulatory requirements
• To maintain records of our recruitment processes
• To prepare an offer and/or employment contract
• To consider you for other suitable positions (with your consent)
• To defend against legal claims
• To improve our recruitment processes
6. DATA SHARING AND RECIPIENTS
We may share your personal data with the following categories of recipients:
• Internal personnel: Hiring managers, HR staff, and other employees involved in the recruitment process
• External service providers: IT service providers, recruitment agencies, background check providers, and other third-party service providers who assist us in the recruitment process
• Professional advisers: Lawyers, accountants, and other professional advisers
• Public authorities: Where required by law, including tax authorities and regulatory bodies
All third-party service providers are required to maintain appropriate security measures and process your personal data only as instructed by us and in accordance with applicable data protection laws.
7. INTERNATIONAL DATA TRANSFERS
Your personal data will be processed and stored within the European Economic Area (EEA) only. However, should it become necessary to transfer your personal data outside the EEA in the future, we will ensure that appropriate safeguards are in place in accordance with GDPR requirements, such as:
• Standard Contractual Clauses approved by the European Commission
• Transfers to countries with an adequacy decision from the European Commission
• Other legally compliant transfer mechanisms
We will not transfer your personal data outside the EEA without ensuring adequate protection is in place.
8. DATA RETENTION
We will retain your personal data for the following periods:
• Successful candidates: Your application data will be retained in accordance with our employee data retention policies
• Other candidates: We will retain your application data for 12 months from the end of the recruitment process, unless you have consented to us retaining your data for a longer period to consider you for future vacancies
• Legal requirements: Where required by law, we may retain certain data for longer periods (e.g., for defence of legal claims)
After the retention period expires, we will securely delete or anonymise your personal data.
9. YOUR RIGHTS
Under data protection law, you have the following rights:
• Right of access: You can request a copy of the personal data we hold about you
• Right to rectification: You can ask us to correct inaccurate or incomplete personal data
• Right to erasure: You can request deletion of your personal data in certain circumstances
• Right to restriction of processing: You can ask us to restrict processing in certain circumstances
• Right to data portability: You can request to receive your personal data in a structured, commonly used format
• Right to object: You can object to processing based on legitimate interests
• Right to withdraw consent: Where processing is based on consent, you can withdraw it at any time
You may withdraw your application at any time. If you withdraw your application, we will stop processing your personal data for recruitment purposes, but may retain it for the period necessary to comply with legal obligations or defend against legal claims.
To exercise any of these rights, please contact us at info@windakgroup.com. You can also lodge a complaint with the Estonian Data Protection Inspectorate (Andmekaitse Inspektsioon; address: Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia; telephone: +372 627 4135; email: info@aki.ee; website: www.aki.ee)
10. DATA SECURITY
We implement appropriate technical and organisational security measures to protect your personal data against unauthorised access, alteration, disclosure, or destruction. These measures include:
• Secure IT systems and networks
• Access controls and authentication
• Encryption of sensitive data
• Regular security assessments
• Staff training on data protection
11. UPDATES TO THIS NOTICE
We may update this notice from time to time to reflect changes in our processing activities or legal requirements. The current version will be made available to all applicants.
12. ACKNOWLEDGEMENT
By submitting your application, you acknowledge that you have read and understood this notice and consent to the processing of your personal data as described herein for the purposes of your recruitment process.